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Los Libros de Trabajo y Las Operacion a Realizar sobre Sus Hojas

1. Introducción:

     Los documentos en Excel se denominan Libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas que pueden ser de cálculo, de gráfico, etc. Para activar un hoja, basta hacer clic en la etiqueta de la hoja que se quiere activar. Para desplazar las etiquetas y poder acceder a hojas cuyas etiquetas quedan ocultas por la barra de desplazamiento horizontal, hay que hacer clic en los botones para desplazar etiquetas cuya descripción aparece en la Figura. Arrastrando la barra de división horizontal, aumentamos y disminuimos el tamaña de la barra de desplazamiento horizontal.




     Otra forma de activar una hoja de cálculo determinada es hacer un clic con el botón derecho del ratón sobre los botones para desplazar hojas: aparecerá un menú emergente con el nombre de todas las hojas de cálculo del libro, para seleccionar cualquiera de ellas, basta con hacer clic sobre su nombre.

     Se pueden también incluir o eliminar hojas existentes de un libro de trabajo. Para añadir una nueva hoja hay que pulsar el comando Hoja de cálculo del menú Insertar. También pulsando con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de una de la Hojas de cálculo aparece un menú contextual en el que figura el comando Insertar.

     Cuando se inserta una Hoja nueva ésta pasa a ser la hoja activa. Para eliminar una hoja de cálculo, se ha de seleccionar la hoja y elegir el comando Eliminar del menú Edición. También se puede utilizar el comando Eliminar del menún contextual.

     En ocasiones puede ser necesario seleccionar varias de cálculo. Para seleccionar varias hojas de cálculo hay que mantener pulsada la tecla <Control> a la vez que se hace clic sobre los nombres de las hojas. También puede hacerse clic sobre la primera etiqueta pulsar la tecla <Mayús> y mantenerla pulsada mientras hace clic sobre la última etiqueta. Con esta segunda operación se selecciona un conjunto contiguo de hojas de cálculo. También es posible seleccionar todas las hojas de cálculo haciendo uso de la opción Seleccionar todas las hojas del menú contextual.

     Se pueden copiar o mover hojas dentro de un libro o bien a otro libro de trabajo. Para mover una hoja dentro de un libro, basta con arrastrar la etiqueta a la nueva localización, señalizada por un triángulo negro. Para crear una copia la operación es la misma pero hay que mantener la tecla <Control> pulsada. Para mover o copiar  a otro libro también se ha de arrastrar la etiqueta al otro libro de trabajo, con <Control> igualmente lo que hacemos es crear una copia. Estas opciones también se pueden realizar mediante el comando Mover o copiar hoja del menún Edición.

     También se puede cambiar el nombre de una hoja, para ello se hace doble clic sobre la etiqueta de la hoja. Entonces el cursor se situará en modo edición sobre la etiqueta de la hoja, permitiendo que se modifiquen su nombre. Esto es equivalente a seleccionar el comando HojaCambiar nombre del menú Formato o a seleccionar el comando Cambiar nombre del menú contextual.

     Finalmente, también es posible ocultar hojas del cálculo. Para ello es preciso seleccionar las hojas que se quieren ocultar y después se pulsa el comando HojaOcultar del menú Formato. Para mostrar hojas ocultas hay que seleccionar la opción HojaMostrar del menú Formato después aparecerá una lista con todas las hojas de cálculo ocultas entre las que seleccionaremos la hoja a mostrar.

     Para ocultar un libro entero se utiliza la opción Ocultar del menú Ventana.

2. Operaciones con las celdas:

     La unidad de trabajo en Excel es la celda (intersección de una fila y columna), en ella es donde se introduce la información, para seleccionar una celda, basta hacer clic sobre ella con el ratón. Aparecerá remarcada con un borde grueso y su referencia y contenido (a no ser que esté vacía) aparecerán en la barra de fórmulas.

     Otra forma rápida de seleccionar una celda es utilizar el comando Ir a del menú Edición (equivalente a pulsar la tecla F5).

     Los datos en Microsoft Excel se van a introducir en la hoja de celda en celda. Cuando se empieza a escribir automáticamente el cursor aparece en la celda indicando dónde se insertará el texto cuando se empiecen a introducir datos. La edición es celda es posible si está activa la opción del comando N de la etiqueta Editar. En cuanto se comienza la introducción de datos, automáticamente se activa la barra de fórmulas y aparecen los botones para cancelar o validar la entrada y también el botón para insertar funciones, tal y como se aprecia en la Figura.



     Para completar la entrada o validar datos, hay que pulsar <Intro> o bien hacer clic en el botón de la barra de fórmulas. Se pueden introducir cinco tipos de datos en una celda: texto, números, fechas y horas, fórmulas y funciones. En las celdas además pueden aparacer códigos de error.

2.1.- Introducción de texto.

     Para Excel texto es toda cadena de texto o cualquier combinación de números y texto (una cantidad numérica acompañada del símbolo de moneda no sería de tipo texto). También considerará como texto aquellos números decimales cuyo separador no se corresponda con el fijado en el panel de control de Windows 95, en la opción Configuración regional. Por defecto, el separador será la coma.

     Si en una celda se introduce una cadena que es más larga que el ancho de celda, automáticamente el contenido invadirá la celda de la derecha a no ser que no esté vacía. En este caso se cortará el texto.

2.2.- Introducción de número.

     Los número son combinaciones de los dígitos 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9. Los dígitos pueden ir acompañados de una serie de símbolos. Así por ejemplo, los número negativos deben ir precedidos del guión (-) o bien deben ponerse entre paréntesis. En la taba siguiente aparecen algunos símbolos que pueden acompañar a los números:

                                 

     Cuando un número es demasiado grande para aparecer en la celda Microsoft Excel mostrará simbolos de número (#####) y habrá que aumentar el ancho de la columna para poder verlo.

2.3.- Introducción de fechas y horas.

     Las fechas se introducen en Excel con los separadores / ó -. Directamente puede introducir 10/10/97 ó Oct-1997 y Excel lo reconoce como fecha. El orden del día, mes y año debe corresponderse con el establecido en el panel de control de Windows 95 en el icono configuración regional.

     El rango de fechas que Microsoft Excel entiende va desde el 1/1/1990 hasta el 31/12/9999.

     Las horas se introducen en Excel utilizando el separador: podemos introducir 20:45 ó 8:45 PM.

2.4.- Fórmulas.

     Las fórmulas son la esencia de una hoja de cálculo. Una fórmula puede contener constantes, operadores (suma, producto,...) referencias a celdas, nombres, funciones (predeterminadas o definidas por el usuario), referencias a otros libros, etc.

     Toda fórmula debe ir precedida por el signo igual (=). Cuando una celda contiene una fórmula, la barra de fórmular presentará la operación y la celda el resultado, a menos que esté activada la opción Fórmulas dentro del comando Herramientas/Opciones en la etiqueta Ver.

     Para introducir directamente una fórmula en la hoja de cálculo, se selecciona en primer lugar la celda y a continuación se escribe la expresión, por ejemplo; =10+5-4 y se pulsa <Intro>. Cuando una fecha (u hora) participa directamente en una fórmula debe ir entre comillas. Por ejemplo, para calcular el número de días entre dos fecha se escribe ="1/12/96"-"1/12/97". En la tabla siguiente aparecen los símbolos de los operadores. En Excel existen varios tipos de operadores: operadores aritméticos (con ellos se efectúan operaciones aritméticas básicas), operadores de comparación (comparan dos valores y generan el valor lógico VERDADERO o FALSO),  operadores de texto (efectúan operaciones sobre textos) y operadores de referencia (combinan rangos de celdas para efectuar los cálculos).           
          

     Pero la importancia y la potencia de una hoja de cálculo radica en la posibilidad de estudiar modelos numéricos basados en datos introducidos en celdas de la hoja operando con ellos y estudiar su valor si estos cambian sin necesidad de modificar o volver a introducir las fórmulas. Por ejemplo, si la celda A1 de la hoja contiene el valor 20 y la celda B1 el valor 30, puedo escribir en la celda C1, por ejemplo la fórula =A1+B1, cuyo resultado es 50; si modificamos el valor de A1 o de B1 automáticamente la celda C1 reflejará el nuevo valor resultante.

2.5.- Funciones.

     Excel contiene más de 400 funciones ya definidas. La mayoría de las funciones en Excel contiene un nombre y unos argumentos. Por ejemplo, la función MAX. devuelve el valor máximo de un rango de valores. Así, por ejemplo para obtener el valor máximo de las celdas D6, D7, D8 y D9 se podría escribir =MAX(D6:D9).

     La edición de datos en Excel se efectúa en la propia celda (haciendo doble clic sobre la misma) o bien activado la barra de fórmulas, haciendo un clic sobre ella o pulsando la tecla <F2>, en cualquier caso aparacerá el cursor. Para mover el cursor a la posición donde queramos introducir o borrar datos habrá que pulsar las teclas de desplazamiento (<Flecha Izquierda>, <Flecha Derecha>) una vez situado, se puede comenzar a escribir o bien pulsar las teclas <Supr> o <Retroceso> para eliminar caracteres.

     Cuando se haya terminado de hacer la modificación, habrá que pulsar <Intro> para validar o bien <Esc> para dejar el contenido inicial.

     Para sustituir el contenido total de una celda por otros datos, basta con seleccionar la celda e introducir el nuevo contenido. Si se quiere borrar el contenido de una celda y dejarla en blanco, habrá que selecionarla y  pulsar la tecla <Supr>, también puede hacer clic en el botón derecho del ratón y seleccionar el comando Borrar contenido.

     Para seleccionar un rango de celdas hay que situar el puntero en la primera celda dentro del rango y arrastrar el ratón sin soltado hacia arriba, abajo, derecho o izquierda hasta alcanzar la última celda del rango. Un rango se denota por el nombre de la primera celda seguido por dos puntos y el nombre de la última celda.

     La celda activa dentro de un rango de celdas es la única que aparece en blanco. Si queremos mover la celda activa sin perder la selección, podemos utilizar la tecla <Tab> y la tecla <Intro>.

     Para seleccionar un rango con el teclado, hay que pulsar la tecla <F8> y a continuación avanzar con las teclas de desplazamiento hasta alcanzar la última celda de la selección. Para terminar se pulse <F8> ó <Supr>.

     Para seleccionar rangos múltiples en la hoja, se selecciona el primer rango con el ratón, después se pulsa la tecla <Control> y sin soltarla se selecciona el segundo rango, este proceso se repite hasta que se seleccionen todos los rangos. Un ejemplo de rango múltiple podría ser el mostrado en la Figura.

                         

     Para seleccionar una fila entera, se hace clic en el número de la fila con el ratón. Para seleccionar una columna se hace clic en la letra de la columna. Finalmente, para seleccionar todo la hoja de cálculo se hace clic en el botón situado sobre los encabezados de filas y a la izquierda de los encabezados de las columnas.

     Además de estas formas de seleccionar celdas dentro del comando Ir a del menú Edición, tenemos el botón Especial que nos presenta un cuado de diálogo en el cual se pueden seleccionar elementos específicos que se quieren seleccionar dentro de la hoja de cálculo. Por ejemplo, celdas con fórmulas. En la Figura aparece el cuado de diálogo aosciado al botón Especial.

                              

3. La manipulación de archivos:

     Dentro del menú archivo aparecen todas las opciones relacionadas con la manipulación de archivos, tal y como puede apreciarse en la Figura. En Excel 2000 al igual que ocurría en Excel 95 se pueden utilizar nombre largos de archivos hasta un máximo de 255 caracteres, entre los que pueden aparecer espacios en blanco y otros caracteres especiales no permitidos en versiones anteriores.

                         

     La opcíón Nuevo... sirve para crear un nuevo libro de trabajo. El libro a crear puede basarse en el libro por defecto (etiquetado como Libro) que aparece bajo la etiqueta General o en algunas de las Soluciones hojas de cálculo. Una vez seleccionado el tipo de libro deseado pulsamos sobre aceptar y se creará un nuevo libro.

     La opción Abrir... sirve para abrir un archivo existente. Cuando pulsamos sobre esta opción aparece un cuadro de diálogo desde el cual podemos seleccionar la unidad deseada, el directorio y el nombre del archivo a abrir. Para seleccionar un archivo con formato distinto al de Excel se utiliza la lista Tipo de archivo que aparece dentro del cuadro de diálogo.

     Dentro de este comando existen opciones que permiten buscar rápidamente archivos en el disco duro. En el propio cuadro de diálogo podemos establecer dos opciones: que al fichero contenga un texto determinado o bien que haya sido modificado en un determinado período. Si además se pulsa el botón Avanzada situado dentro del mismo cuadro de diálogo se pueden definir criteris avanzados de búsqueda. Una vez establecidas todas las opciones pulse el botón Buscar ahora y Excel mostrará todos los archivos que cumplen las condiciones especificadas.      La opcíón Cerrar sirve para cerrar el libro de trabajo activo. El libro de trabajo también puede cerrarse pulsando el icono con forma de cruz que aparece en la esquina superior derecha de su ventana. Cuando se pretenden cerrar todos los libros abiertos manteniendo pulsada la tecla <Mayús> se pulsa con el ratón sobre el menú Archivo y entonces la opción Cerrar a cambiado por Cerrar todo que al pulsarla cerrará todos los libros abiertos.

     Las opciones de Guardar constituyen el segundo bloque de opciones del menú Archivo, básicamente sirven para almacenar unlibro en un archivo de disco. La primera vez que se guarda un archivo en disco hay que ponerle un nombre. Una vez que el archivo tiene nombre bajo la opción Guardar se almacenará con el nombre y la ubicación que se indicaron la primera vez que se guardo en disco. Si se utiliza Guardar como... podrá cambiarse ese nombre y ubicación inicial del archivo.

     Con la opción Guardar como HTML... el libro se guardará en formato HTML que es el utilizado por las páginas Web de Internet. Al pulsar esta opción se pone en marcha un asistente que facilita la conversión a archivo.HTML      Finalmente, también destaca dentro del menú Guardar la opción Guardar área de trabajo...  En Excel pueden estar abiertos a la vez varios libros, cuando esto ocurre puede que sea de utilidad guardar en alguna parte el tamaño de la ventana asociada a cada libro, su ubicación dentro del área de trabajo, etc. Esto se consigue guardando el área de trabajo.

     La opción Salir sirve para cerrar el Excel. Esta operación también puede efectuarse pinchando con el ratón sobre la cruz situada en la esquina derecha de la barra de título de la aplicación.

     Las restantes opciones del menú Archivo las veremos en los siguientes capítulos.

4. Facilidades en la edición y modificación de celdas:

1.- Los comando Deshacer y Repetir del menún Edición deshacen o repiten la última acción que se haya realizado en la hoja de cálculo.

2.- Excel nos permite copiar el contenido de una celda en celdas contiguas a ella. Con este proceso, evitamos, por ejemplo, tener que introducir la misma fórmula en varias celdas. A este proceso se le llama llamado automático, adopta varias formas distintas:

a) Rellenar un rango de celdas con el mismo valor: para ello primero hay que seleccionar el ranto de celdas que tendrán el mismo valor, después se escribe el valor y finalmente se pulsa <Control> + <Intrro>.

b) Rellenar un rango de celdas con una serie de números, fechas u otros elementos para ello primero hay que introducir el valor inicial de la serie en la primera celda del rango, y el segundo valor de la serie en la segunda celda del rango. Después se seleccionan las celdas que contengan los valores iniciales de la serie y finalmente se arrastra el controlador de relleno (crucecita de color negro que aparece en la esquina inferior derecha de cada celda cuando está seleccionada), hasta la última celda del rango a rellenar. Para rellenar en orden ascendente, se arratra hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar en orden descendiente, se arrastra hacia arriba o hacia la izquierda.

c) Rellenar un rango de celdas en base a una serie: para ello se selecciona el rango de celdas a rellenar; se introduce el valor asociado a la primera celda del rango y después con la opción Rellenar/Series... del menú Edición se especifican las características de la serie.

d) Rellenar un rango de celdas con una serie que contiene referencias a otras celdas: este tipo de llenado automático se origina cuando las celdas se llenan a partir del valor que contiene otras celdas, por tanto, su contenido no es un valor constante como en los casos anteriores, sino la referencia a otra celda. Para rellenar un rango de celdas con referencias a otras celdas consecutivas situamos en la primera celda del rango la primera referencia y arrastramos el controlador de relleno hacia la última celda del rango.

3.- Un rango o celda puede copiarse o moverse a otro rango dentro de la misma hoja, a otra hoja o incluso a otro libro o aplicación. Para cortar un rango de celdas, primero hay que seleccionarlo y después pulsamos la opción Cortar del Menú Edición. Para pegarlo basta con pulsar la opción Pegar del menú rango de celdas y después se señala su borde con el puntero del ratón y cuando éste adquiere aspecto de flecha se arrastra el rango hacia la nueva posición donde se desea que empice. La copia de un rango de celdas es muy similar la única diferencia es que el rango de celdas aparecerá al final del proceso duplicado.

4.- En ocasiones dentro de un rango existen celdas cuyo valor lo calculan en función del valor de otras celdas del mismo rango. Cuando se mueva el rango a otro lugar de la hoja de cálculo las referencias se modificarán automáticamente.
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